Textes : 
• Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021 relatif aux CSE, art. 63 à 79 (fonctionnement).
• Code général de la Fonction publique, art. L254-5 à L254-6 (fonctionnement)

 

Table des matières

1. Réunions    
L’ordre du jour    
Les modalités de convocation    
Personnes susceptibles de participer aux réunions    
Le secrétariat et les procès-verbaux    
Les différents types de réunion    
Les spécificités de la réunion en cas d’urgence ou de circonstances exceptionnelles    
Le quorum    
Les modalités de vote et avis    

2. Temps passé en réunions ou sur le terrain : modalités d’absence    
Autorisations d’absence    
Contingent annuel d’autorisations d’absence    

3. Modalités de remplacement    

4. Accès aux locaux    

5. Formation Hygiène Sécurité et Conditions de Travail    
Durée    
Organismes pouvant la dispenser    
Prise en charge des frais    

A noter : une fiche introductive explicite l’organisation choisie pour réaliser les fiches pratiques sur le sujet, en lien avec la structure de la réglementation afférente. S’y reporter pour plus de détails. 

 

1. Réunions

L’ordre du jour

La convocation de la formation spécialisée doit être accompagnée de l'ordre du jour de la séance ; celui-ci est fixé par le président. Toutefois, le secrétaire du CSE doit être consulté préalablement à la définition de l'ordre du jour et peut proposer l'inscription de points à l'ordre du jour (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 67).

Les modalités de convocation

L'ordre du jour des séances des formations spécialisées doivent être adressé aux membres du comité par tout moyen, notamment par voie électronique pour les représentants disposant d'un matériel électronique individuel, au moins 15 jours avant la séance. Ce délai peut être ramené à 8 jours en cas d'urgence.
En outre, communication doit être donnée aux membres titulaires et suppléants de l'instance de toutes pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de leurs fonctions au plus tard 8 jours avant la date de la séance (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 68).

 

Personnes susceptibles de participer aux réunions

Membres suppléants
Les membres suppléants des formations spécialisées, lorsqu'ils ne suppléent pas un membre titulaire, peuvent assister aux séances de l'instance dans la limite d'1 représentant par organisation syndicale au sein de laquelle ils exercent leur suppléance, sans pouvoir prendre part aux débats (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 68).

Personnes qualifiées
Le président, à son initiative ou à la demande de membres titulaires de l'instance concernée, peut convoquer des personnes qualifiées en fonction au sein de l'établissement afin qu'elles soient entendues sur un point inscrit à l'ordre du jour. Le nombre et l'identité des personnes qualifiées doivent être soumis à l'accord du président au plus tard 48 heures avant l'instance.
NB : les personnes qualifiées n'ont pas voix délibérative. Elles ne peuvent assister qu'à la partie des débats relative aux questions motivant leur présence sans pouvoir participer au vote (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 68).

Agents de contrôle de l'inspection du travail
Les agents de contrôle de l'inspection du travail doivent être informés de toutes les réunions de la formation spécialisée du CSE. L'ordre du jour et la convocation leur sont communiqués par le président, 15 jours à l'avance ou 8 jours en cas d'urgence, afin qu'ils puissent y participer (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 69).

Médecins du travail et représentant du service compétent en matière d’hygiène
Outre les médecins du travail, assistent aux réunions des formations spécialisées, à titre consultatif, les représentants de l'administration en charge des dossiers concernés et le représentant du service compétent en matière d'hygiène (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 9).

 

Le secrétariat et les procès-verbaux

Les formations spécialisées élisent parmi leurs membres titulaires un secrétaire et un secrétaire suppléant et fixent la durée de leurs mandats.
Un agent, désigné par le directeur d'établissement ou l'administrateur du groupement, assiste aux réunions de ces instances et en assure le secrétariat administratif.
Après chaque réunion, il est établi un PV (Procès-Verbal) comprenant le compte rendu des débats et le détail des votes. Ce document est signé par le président et par le secrétaire et doit être transmis dans le délai d'un mois à ses membres. Il devra être soumis à l'approbation des membres de la formation spécialisée lors de la séance suivante (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 63).

 

Les différents types de réunion

La formation spécialisée se réunit :

• A la suite d’un accident du travail (accident ayant entrainé ou ayant pu entrainer des conséquences graves) (Décret n° 2021-570 du 3 décembre 2021, art. 49),
• En présence d'un danger grave et imminent ou pour des raisons exceptionnelles (Décret n° 2021-570 du 3 décembre 2021, art. 52),
• Au moins une fois par trimestre pour une réunion portant sur les questions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 66)

 

Les spécificités de la réunion en cas d’urgence ou de circonstances exceptionnelles  

Si les élus et mandatés disposent d'un matériel électronique individuel fourni par l'employeur, en cas d'urgence ou en cas de circonstances particulières et, dans ce dernier cas, sauf opposition de la majorité des membres représentants du personnel, le président du comité peut décider qu'une réunion de la formation spécialisée sera organisée par conférence audiovisuelle ou téléphonique, sous réserve que le recours à cette technique permette d'assurer que le président soit en mesure de veiller au respect des règles posées en début de séance tout au long de celle-ci, afin que (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 64) :

1. N'assistent que les personnes habilitées à l'être. Le dispositif doit permettre l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers,
2. Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats.

Les modalités de réunion, d'enregistrement et de conservation des débats ou des échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par le comité sont fixées par le règlement intérieur ou, à défaut, par le comité, en premier point de l'ordre du jour de la réunion.

NB : cet article est rédigé en indiquant uniquement le terme « CSE » mais est applicable à la formation spécialisée en vertu de l’article 78 du décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021.

 

Le quorum 

La formation ne peut valablement délibérer que si la moitié au moins de ses membres ayant voix délibérative sont présents lors de l'ouverture de la réunion (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 70).

Lorsque ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle réunion est organisée dans un délai de 8 jours. La formation spécialisée siège alors valablement sur le même ordre du jour quel que soit le nombre de membres présents.
Il ne peut alors être fait application des dispositions prévues à l'article 72, c’est-à-dire des dispositions en cas de vote défavorable, voir ce point dans la fiche « CSE - fonctionnement ».

NB : cet article est rédigé en indiquant uniquement le terme « CSE » mais est applicable à la formation spécialisée en vertu de l’article 78 du décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021.

 

Les modalités de vote et avis

Les règles relatives au vote et l’avis rendu par la formation spécialisée sont identiques à celles du Comité social d’établissement, sauf « cas du vote défavorable (article 72) qui ne s’applique qu’au CSE : voir Fiche CSE – Fonctionnement (parties « Modalités de vote » et « Avis »).

• => Cf article 79 du décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021 spécifiant que les articles 70, 71 et 73 « applicables aux comités sociaux d'établissement s'appliquent également aux formations spécialisées ».

 

2. Temps passé en réunions ou sur le terrain : modalités d’absence

Autorisations d’absence

Les représentants du personnel titulaires et suppléants, membres des formations spécialisées en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail doivent se voir accorder, sur simple présentation de leur convocation, une autorisation d'absence lorsqu'ils sont appelés à siéger dans les instances.
La durée de l'autorisation d'absence comprend, outre les délais de route, une durée de temps égale au double de la durée prévisible de la réunion, destinée à permettre aux intéressés d'assurer la préparation et le compte rendu des travaux (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 76).

 

Contingent annuel d’autorisations d’absence

L’employeur doit laisser à chacun des représentants du personnel à la formation spécialisée, le temps nécessaire à l'exercice de leurs fonctions et au moins (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 76, point II) :

• 2 heures / mois dans les établissements et groupements employant jusqu'à 99 agents,
• 5 heures / mois dans les établissements et groupements employant de 100 à 199 agents,
• 10 heures / mois dans les établissements et groupements employant de 200 à 299 agents,
• 15 heures / mois dans les établissements et groupements employant de 300 à 1499 agents,
• 20 heures / mois dans les établissements et groupements employant 1500 agents et plus.

Pour les formations spécialisées de site, les heures de délégation attribuées aux représentants du personnel sont calculées en fonction de l'effectif d'agents relevant de chaque site (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 76, point III).

Les représentants du personnel peuvent répartir entre eux les heures de délégation dont ils disposent. Ils en informent l'employeur (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 76, point IV).

Temps passé aux enquêtes et aux situations d’urgence

Une autorisation d'absence doit aussi être accordée aux représentants du personnel faisant partie de la délégation de la formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail réalisant les enquêtes et, dans toute situation d'urgence, pour le temps passé à la recherche de mesures préventives (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 76, point V).

Les temps de trajets afférents aux visites font également l'objet d'autorisations d'absence (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 76, point VI).

3. Modalités de remplacement

L’article 16 du décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021 décrit les modalités de : 

• Cessation de fonction,
• Remplacement d'un représentant titulaire dans l'impossibilité d'assister à une réunion du CSE,
• Remplacement temporaire en cas de congé maternité d’un représentant du personnel.

Toutefois, il n’est pas explicitement indiqué que cet article soit également applicable à la formation spécialisée et à ce jour il n’y a pas d’autres dispositions à ce sujet dans le décret.

4. Accès aux locaux

Toutes facilités doivent être données aux membres de la délégation de la formation spécialisée pour exercer leurs fonctions.

Lorsque les membres de la délégation de la formation spécialisée procèdent aux visites des services, ils doivent bénéficier de toutes facilités et notamment d'un droit d'accès aux locaux relevant de leur aire de compétence géographique dans le cadre des missions qui leur sont confiées.

Les conditions d'exercice de ce droit d'accès peuvent faire l'objet d'adaptation s'agissant des services soumis à des procédures d'accès réservés par la réglementation. Ces adaptations sont fixées par décision du directeur de l'établissement ou l'administrateur du groupement (Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, art. 74)

 

5. Formation Hygiène Sécurité et Conditions de Travail

Durée 

Les représentants du personnel, membres titulaires et suppléants des formations spécialisées bénéficient d'une formation en matière d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail d'une durée minimale de 5 jours au cours de leur mandat. Cette formation doit être renouvelée à chaque mandat.
Le contenu de cette formation répond à l'objet défini aux articles R. 2315-9 et R. 2315-11 du code du travail (Décret n° 2021-570 du 3 décembre 2021, art. 75, point I).

NB : pour 2 des 5 jours de formation, les représentants du personnel membres des formations spécialisées bénéficient du congé pour formation en matière d'hygiène et de sécurité au travail prévu au 7° bis de l'article 41 de la loi du 9 janvier 1986 (cf. conditions prévues au III de l’article 75). 
Ce congé pour formation en matière d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail ne peut être accordé que pour suivre une formation en matière d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail ; pour plus de détail concernant la procédure à suivre pour cette demande, se référer au point III de l’article 75.

 

Organismes pouvant la dispenser  

Cette formation est dispensée :

1. Soit par un organisme figurant sur la liste arrêtée par le préfet de région en application de l'article R. 2315-8 du code du travail, 
2. Soit par un des organismes figurant sur la liste établie en application de l'article 1er du décret du 6 mai 1988.

Prise en charge des frais

L'employeur doit prendre en charge les frais de déplacement et de séjour des agents en formation dans les conditions prévues pour les frais de déplacement des personnels civils de l'Etat.

NB : les dépenses relatives à la rémunération des organismes de formation sont prises en charge dans les conditions fixées par l'article R. 2315-21 du code du travail. Les dépenses prises en charge par l'établissement ou par le GCS de moyens de droit public au titre de la formation des représentants du personnel à la formation spécialisée ne s'imputent pas sur le financement des actions de formation prévues par le décret du 21 août 2008.